新規営業での電話のかけ方とは!? 成功するための準備とトークのコツ8選

今やメールやWEBでのコミュニケーションが主流になっていますが、それでも営業に電話を使う意義とメリット、特に電話営業を行ったことがない人に向けての電話営業のための事前準備、営業トークのコツや何度も断られた際のモチベーションの上げ方などについて解説します。

多くの企業の営業で電話営業という手法はまだまだ主流にあります。メールやWEBといった便利な手法がでてきているなかで、アナログであるからこそ交わせる温度感があり、顔が見えないからこそ声に絞られる思いがあり、今もなお電話営業をメインに販路拡大を行っている企業があります。そんな電話営業の利点について、触れていきましょう。

1-1.声だけが頼りなので、自分の言葉が磨かれる

まずは相手の顔が見えないからこそ、声に全てを乗せる必要がある特徴があります。話すトーンやペース、言葉遣いや相槌など、全ての集中をこの一点に注いで営業を行うからこそ、対面での営業、メールでの営業の何れにも精通する土台のような経験になるのです。

1-2.会ってくれた場合のうれしさと成約率が高い

電話で事前にコンタクトを取った際に、何かしらの印象を残せておくと、実際に対面した際に良い作用をすることが多くあります。それは、電話の声で描いていたイメージと、実際に会って話したイメージとで、ギャップがあることが多くある為です。「お電話で話した印象では～～でしたが、、、」といった余談から話を始めることがよくあり、電話のみで関係性が作れていた場合はなお会った時の喜びから商談がスムーズに進められる武器にもなり得ます。

2-1.営業フローの把握

事前準備の最初、一番に大切なことですが、営業フローの確認です。電話営業で仮に良い返答がもらえたら、その先にどのような工程が必要なのか、社内の規定やマニュアルをしっかりと確認し、後の流れを念頭に置いて取り組みましょう。時には電話営業の中で先のフローを聞かれることもあります。すぐに答えられるか否かでは信頼度やファーストインプレッションを左右してしまうので、十分に理解を深めておくことです。

2-2.営業先の企業の下調べ

次に、どのような営業先にアタックをするのか、その企業の下調べは必須でしょう。何も知らないで連絡をしてしまい、話の中でそれが伝わってしまうことは意外とあります。逆に事前に下調べをしてから電話することで、自社に対して時間をかけて調べてきてくれた上で連絡をしてきてくれている、という特別感の演出でその先に突破できる確率が格段に上がります。営業は何をするにも準備が非常に重要ですが、まずは相手の情報をしっかりと仕入れること。これが特に重要です。例えば、イメージしやすいのは企業のホームページですが、ホームページをみてもよくわからない時に見るべきポイントは二つです。

一つ目、上場企業の場合は、ホームページにあるIR情報の中から有価証券報告書が格納されているはずです。この有価証券報告書は企業が株主に向けてアピールをする内容となっているので、この会社が何をやっている会社なのか、今の事業がどういう状況なのかを非常に簡潔にまとめています。ここを見るだけでも最低限の企業情報を得られることでしょう。

二つ目、未上場企業で有価証券報告書がない場合でも、企業の採用ページや求人広告ページを見ることで実態を理解できます。当然ながら外部から自社に入社してほしいがために、アピールの意図で作られている内容ですから、会社の概要や場合によっては社風までも伺い取れることがあります。こういった情報源を活用し、いろいろな切り口から会社を調べ、分析したうえでコンタクトを取ると、好感を得られることでしょう。

2-3.台本(トークスプリプト)の用意

そして、話す内容が決まっている部分についてはトークスクリプトかフローチャートを事前に用意しておくべきでしょう。トークスクリプトは原稿です。何を話せばいいのか一字一句書き記した内容で、これを見れば何を話せばよいか迷うことも防ぐことができます。もう一つうえのステップとしてフローチャートがあります。これは、相手にこれを伝えた場合、YESだった場合はこれを伝える、NOだった場合はこれを伝える、と想定されうる会話の流れを予め分岐して構想しておくことで、想定外の流れにならずに準備されたうえで会話を進めることができるものになります。最初はトークスクリプトから初めて、徐々にトークスクリプト型のフローチャートで対応し、慣れてきたら話す要点だけを記した簡潔なフローチャートだけを手元に持っておけば対応ができるようになります。

2-4.想定問答集の用意

フローチャートの考え方と近しいですが、事前に想定されうるQ&Aを持ってことが大切でしょう。これにはある程度実践を重ねることで得られる経験値が必要です。自裁にアプローチをしてみた結果、この質問を受けることが多かった、などと感じる項目については、事前にQ&Aを作っておき、ベストなアンサーが毎回できるように準備しておきましょう。フローチャートと違うのは、決して完璧な構想通りに全ての会話が進まないため、全体を通して、会話の流れに関係なく、大きい質問から細かい質問まで対応して置けるように準備する想定問題集というイメージです。

3-1.オープニングでの挨拶や名乗り方に注意

第一印象で８割が決まる、という一説もあるほど、最初にどのようなイメージを与えるかで結果が大きく変わってきます。その中にはもちろん身だしなみも含まれます。正しい服装か、その場に合った身なりか、清潔さが出せているか、これをベースに、最初の挨拶や名刺交換でどのように振舞うかが重要です。挨拶はとにかく相手の目を見ること。そして、必ずしも大きな声でなくていいのですが、はっきりと挨拶し、はっきりと名乗ることです。名刺交換時によく名刺に目線が落ちる方が多くいますが、ここでも相手の目をしっかりと見ながら、相手の名前を復唱することで良い印象を与えられるものです。

3-2.声のトーンは無理に明るくせず、自然な形で

トーンを高くしすぎると、場合によっては嫌悪感に繋がってしまうこともあります。自然なトーンでいつも通りの会話をナチュラルにだせるような鍛錬をしましょう。また、落ち着きがある方が信頼感を与えられますが、これを過度に意識しすぎて暗くなってしまうことや、ボソボソ声にならないよう注意をしましょう。とにかく自然でいれること。そして、はっきりと話すことを心掛けましょう。

3-3.台本は参考になるが、機械的なトークはNG

上述の通り、営業力の土台を形成するうえで、トークスクリプトを活用することは非常に大切です。野球で例えるならバッターがホームランを打つために素振りを続けることです。しかし、いざストレートに投げられたボールをしっかりと打ち返せる用、自分の型を作っておくことは何より大切ですが、その先に必要なのは投げられる様々な球種やコースに対応できるよう派生させた打ち方を身に着けていく応用力です。ただ、素振りを続けても必ずホームランが打てるわけではないということです。営業でも同様に、トークスクリプトは非常に大切ですが、その場その場で流れるように変化する商談に、定型文章や台本は通用しません。文脈をしっかりと捉え、相手が何を求めているかを常に認識し、考えながら話すことが大切です。ただ、このアドリブ力を養うには、とにかく素振りになるトークスクリプトの実践が大切でもあります。場数を熟すことで応用力は身に付きますので、とにかく機械的にならないよう、相手の目、心をしっかりと見て話しましょう。

3-4.要点を絞って、無駄のないトークを

営業の商談については限られた時間の中で情報交換を行う必要があります。これには無駄のないトークを行えるようしっかりと切り詰める必要があります。その為にも伝えたいことを先に明示することが大切です。いわゆる「結論ファースト」です。ビジネスの場では基礎スキルとも言ってよいでしょう。結論ファーストを行う上で、大切なのは伝えたいことを要約することです。「Aはとても好きだが、Bには劣らない。Cが一番好きなので、Dはそこそこ好き」という内容の場合、少なくとも「Cが一番好き」という文章だけでも内容は伝わります。つまり、「Cが一番好き」から発言を初めて、補足を付け足していくのが結論ファーストです。最低限伝わる内容から伝えることを意識しましょう。

3-5.一方的に話さない

営業の商談ではプレゼンテーションに気合を入れるあまり、一方的に話してしまう方が多くいます。上述にも触れましたが、伝えたいことは相手が求める最低限でいいのです。たくさんの情報を伝えるよりも、たくさんの情報をヒアリングすることのほうが、後々に舵が取りやすくなります。相手に合わせた提案がしやすくなり、無駄な情報を省くことができます。より密度の濃いコミュニケーションが取れて、商談相手にも好印象を与えられるでしょう。

3-6.質問があれば見込みアリ、質問されたら即答

相手が質問をしてきたタイミングを見逃さないようにしましょう。質問は脈ありのサインです。即答と同時に、その点を重点的にプレゼンテーションをしていきましょう。

3-7.最近話題のニュースや自分の経験と商材を結びつける

商材をプレゼンテーションする際、自分軸と世間軸と持っておくと良いでしょう。自分軸では自分が実際に体験したエピソードから商材の優位性や必要性をアピールする方法です。そして、世間軸では最近のニュースと交えておすすめするなど切り口を変えることで説得性を増します。

3-8.見込みがない場合は深追いしない

営業をしていてありがちなのは深追いしすぎることです。相手の反応を見ながら引き際を十分に見極めましょう。一度行き過ぎた提案をしてしまうと、それ以上の内容は拒絶されてしまい、逆にリスクを生んでしまうことになります。一辺倒に押し続けるのではなく、推し引きを絶妙なバランス間で使い分けるようにしましょう。相手から言葉が出てこなくなったときや、後ろ向きな会話の入り方があった場合はそのサインです。

営業を行う上で断られることはある意味当然です。一つの成功を生み出すために99の失敗を重ねるような世界です。そのため、以下のケースでもしっかりとモチベーションを維持して取り組めるように事前に理解をしておきましょう。

4-1.自分が否定されたわけではない

どれだけ商材が魅力的でも、どれだけ営業マンが優秀であっても、百発百中はまずありえません。自分自身を否定されたわけではありません。確率論で少ない当たりを掴むための一歩だったと割り切りましょう。

4-2.架電数の多さがアポイント数に必ず比例する

打席に立つ数の分だけホームランを狙える確率が上がるように、電話営業においてその行動相は非常に重要です。当たりを掴むまでの地道な素振りのような感覚ですが、行動し続けることでスキルが洗練されます。確率論でも努力論でもとにかく行動が全てです。

4-2.ストレス解消はお酒やSNS以外で

慣れるまでの時間はとにかくストレスが溜まるものです。その発散をするための時間確保をするのはとても大切です。自分の趣味に時間を充てたり、十分に睡眠をとったり、心が休まるように充電しましょう。SNSで愚痴を吐くのは要注意です！

5-1.電話営業は必ず将来のためになる

どんなスーパー営業でも新人時代には電話営業を必ず経験しています。一見地道で無謀なものに感じることもあるかもしれませんが、必ず自分の手元に成果が買ってくるものです。それがすぐではなく何年も後になることもありますが、営業として成功するための全ての基礎がそこにあると考えて向き合いましょう。

5-2.得られた人脈は将来に向けた糧に

営業活動で様々な人と関わることになります。それは将来、思いもよらないところで自分の武器になることが多いです。仮に目の前のタイミングでは話が進まないようなクライアントでも、決して無下にしないで丁寧に対応をしましょう。